5 PROBLEMATICA CON LA ADMINISTRACIÒN DEL TIEMPO EN EMPRESAS

PROBLEMÁTICA DE UN CASO DE EMPRESA Y LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Flux Technology es una empresa que se dedica a dar servicio de mantenimiento y reparación a máquinas de soldar de proceso SMAW, GMAW, TIG, y a la venta/renta de tanques de gases para uso industrial/medicinal, componentes y refacciones de los mismos, así como soldadura y micro alambre. Al ser una pequeña empresa en crecimiento presenta muchos problemas con la gestión del tiempo, la definición de objetivos como organización y métodos de trabajo.

PROBLEMAS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL TIEMPO DENTRO DE LA EMPRESA FLUX TECHNOLOGY
PROBLEMAS	SOLUCIONES
La mayoría de las máquinas que se ingresaban para reparación o mantenimiento se dejaban guardadas en el almacén para ser reparadas después, por lo que había máquinas que tenían años guardadas, lo que mostraba la falta de una agenda de actividades o tareas a realizar para mantenimiento.	Elaborar una agenda de trabajo y actividades, medir tiempo promedio de reparación de equipos para poder repartir las horas de trabajo en la jornada laboral en actividades productivas para no tener equipos guardados
Cuando una empresa externa adquiere o compra micro alambre, en algunos casos no se tiene la medida del diámetro de soldadura solicitado o de las especificaciones dadas, por lo que se recurre a ir a la planta de Infra para comprar la cantidad que es requerida y llevarla inmediatamente.	Realizar un estudio (diagramas), donde se muestren la rotación de materiales/equipos, etc., para conocer cuáles son los que más se venden, y tener las cantidades adecuadas dentro de almacén, para así evitar bomberazos
Para el servicio de entrega de material a empresas se tiene que viajar a otros municipios o estados, pero la falta de una correcta medición de tiempos, costos de combustible y logística provocan que el material llegue a destiempo o los repartidores se queden varados en alguna carretera.	Planear todas las rutas que se recorren para las principales empresas que se les reparte materiales, medir tiempos y calcular tiempos de tráfico, etc. Salir con anticipación, con el material solicitado.
Para la reparación de equipos se requieren refacciones que en almacén no se encuentran en gran cantidad, ya que se reportan como perdidas, lo que dificulta la reparación rápida de los mismos, lo que llega a retrasar días en lo que se compran dichas refacciones.	Tener y llevar un buen control de almacén, así como de material que sale y entra, todo por medio de documentos de autorización. Levar a cabo revisiones diarias y semanales de inventario
Las refacciones que se compran al fabricante autorizado llegan en destiempo por meses de diferencia, lo que ocasiona que las reparaciones de equipos se retrasen por más de un mes.	Realizar un estudio de refacciones y componentes que más se ocupan o venden para poder conocer y tener en almacén lo necesario con respecto a la reparación de máquinas.
La falta de organización de personal de distribución y logística provoca que en algunos casos los técnicos de distintas áreas tienen que realizar actividades de entrega de materiales a empresas, dejando su puesto encargado.	Organizar un plan de actividades por día y por personal para que durante el día laboral realicen cierto número de actividades
Los equipos reparados en algunas ocasiones llegan a ser regresados a mantenimiento por fallas que vuelven a reincidir, lo que es causado por falta de un método de trabajo para seguir al momento de reparar.	Se debe elaborar un estudio sobre los pasos y las formas de realizar un trabajo para reparación, el cual sea seguido por técnicos e ingenieros en caso de realizar algún tipo de mantenimiento.
Los tiempos en los que se realizan las reparaciones de equipos de soldadura presentan mucha variación, con respecto a los tiempos, esto porque no se cuenta con un manual técnico o un procedimiento de mantenimiento para los equipos.	Se debe contar con un manual el cual es brindado al momento de la compra del equipo y un manual técnico elaborado por los ingenieros y técnicos con experiencia en la reparación.
Cuando una empresa renta los tanques de gases, no se tienen los requeridos porque no anticipan la compra previa para abastecer su requerimiento en almacén, lo que se hace es comprar tanques de gas o pedir prestados tanques de improviso.	Realizar un estudio y un diagrama de Pareto para conocer e identificar los tipos de gases que más se mueven dentro y fuera de la empresa para tenerlos siempre a la mano y cuando se necesiten.
El personal de la empresa a veces alarga su jornada laboral por la limpieza de áreas y la búsqueda de materiales/herramientas perdidas.	Se debe de seguir el hábito de limpieza y orden, así como confianza dentro de la misma empresa y su personal.

BOMBERAZO: MAL HABITO DE LAS EMPRESA, ORGANIZACIONES Y PERSONAS.

Todos somos conscientes de la sentencia de “EL TIEMPO ES ORO”. Sin embargo, más bien, pocos dirigentes lo tienen en cuenta al administrar su tiempo en el desempeño de su trabajo como profesionales, y, seguramente, en su propia vida particular.
Se ha podido comprobar que la administración del tiempo es uno de los factores clave para la superación personal, y la mejora organizacional, siendo uno de los factores más señalados a la hora de comprobar el estilo de dirección y capacidad de liderazgo de los dirigentes.

Una vez que se adquiere un hábito, se queda, por lo que se vuelven tareas que se realizan sin reflexión, y cuando nos damos cuenta que está mal, es difícil acabar con este vicio sí no se tiene la metodología adecuada.

En la casa, en la escuela y también en el trabajo se adquieren malos hábitos, el problema es que cuando sales de la empresa te llevas esos hábitos a tu casa o a tu negocio, como el vicio de "lo urgente está por encima de todo" que es el peor de los vicios corporativos.

Uno de estos malos hábitos es el bomberazo, el cual es dejar todo para el ultimo. Pero hay buenas noticias, hay formas mejores de hacer las cosas, organizada como la teoría de Goldratt en básicamente tres categorías por orden de prioridad:

Urgente, ¡muy urgente y hágase ya!, obviamente solo se atienden las últimas, lo que causa una bola de nieve imparable con listas interminables e imposibles, cuando un líder opera bajo este esquema arrastra a todo su equipo en la misma dinámica: ¡bomberazos! La verdad es que se puede trabajar sin presión, trabajando así los resultados no se evalúan, no son multitarea porque solo atienden de una en una, pro actividad se confunde con trabajar obsesivamente en vez de mejora continua, no tener horarios es algo negativo y disponibilidad es sinónimo de "lo urgente está por encima de tu persona".

ASERTIVIDAD Y LA GESTIÓN PARA EL ESTRÉS.

La asertividad es la capacidad de expresar opiniones, haciendo valer los de uno mismo y respetando al mismo tiempo los de los demás. La comunicación asertiva es apropiada, directa, abierta y honesta y es algo natural para algunos, pero no tanto para otros.

La buena noticia es que la asertividad es una habilidad que se puede aprender. Las personas asertivas son capaces de reducir los conflictos interpersonales en sus vidas, reduciendo así una fuente importante de estrés.

LA ASERTIVIDAD Y EL ESTRÉS

La asertividad afecta a muchas áreas de la vida. Las personas asertivas tienden a sufrir un menor número de conflictos en sus relaciones con los demás. Un hecho que se traduce en mucho menos estrés en sus vidas.

Las personas asertivas consiguen satisfacer sus necesidades y ayudar a otros a satisfacer las suyas también. Por lo tanto, tienen relaciones más fuertes con los demás y siempre pueden contar con alguien en momentos difíciles, lo que también ayuda con el manejo del estrés.