P: PENSAR
A: ANALIZAR
O: ORGANIZAR
P: PLANIFICAR
A: ACTUAR
El principio 10/90
Stephen Covey lo cuenta así:
El 10% de la vida está relacionado con lo que nos pasa, y el 90% de la vida está relacionado con la forma en cómo reaccionamos a esto.
Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de lo que nos sucede.
No podemos evitar que el coche se averíe, que el avión llegue tarde, lo que tirará por la borda todo nuestro plan. Un automovilista puede obstaculizarnos en el tráfico. No tenemos control de este 10%. Nos viene dado.
El otro 90% es diferente. Nosotros determinamos ese otro 90%. ¿Cómo?… Con nuestra reacción.
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Usemos un ejemplo:
Estás desayunando con tu familia. Tu hija sin querer derrama una taza de café y salpica tu camisa de trabajo.
Tú no tienes control sobre lo que acaba de pasar. Lo siguiente que suceda será determinado por tu reacción.
Supongamos que tú maldices, regañas severamente a tu hija porque te tiró la taza encima. Ella rompe a llorar. Después de regañarla, te vuelves a tu esposa y la criticas por colocar la taza demasiado cerca del borde de la mesa. Y sigue una batalla verbal. Tú vociferando vas a cambiarte la camisa.
Cuando acabas, encuentras a tu hija demasiado ocupada llorando terminándose el desayuno, para estar lista para la escuela. Tu hija pierde el bus.Tu esposa debe irse inmediatamente para el trabajo. Te apresuras a coger el coche y llevas a tu hija a la escuela. Debido a que ya vas con retraso, conduces a 65 km por hora, cuando la velocidad máxima permitida es de solamente 50 km. Después de 15 minutos de retraso y ganarte una multa de tráfico de 100 € , llegas a la escuela. Tu hija corre a su clase sin decirte adiós. Después de llegar a la oficina 20 minutos tarde, te das cuenta de que se te olvidó el maletín. Tu día empezó mal. Y parece que se pondrá cada vez peor. Estás loco por llegar a tu casa.
Cuando llegas a tu casa, encuentras un claro distanciamiento en tu relación con tu esposa y tu hija.
¿Por qué?.
Pues debido a cómo reaccionaste por la mañana. ¿Por qué tuviste un mal día?
A) ¿El café lo causó?
B) ¿Tu hija lo causó?
C) ¿El policía lo causó?
D) ¿Tú lo causaste?
La respuesta es la “D”. Porque tú no tenías control sobre lo que pasó con el café.
La forma en cómo reaccionaste durante esos 5 segundos fue lo que causó tu mal día.
Volvamos atrás:
Tu hija sin querer derrama tu taza de café y mancha tu camisa.
Respiras hondo, le explicas que debe tener más cuidado la próxima vez y vas a cambiarte de camisa mientras ella termina de desayunar.
Coges el maletín y ves como tu hija se despide con una sonrisa diciendote adiós mientras se sube al autobús.
Se nota una gran diferencia, ¿no?
Miles de personas sufren de estrés por cosas que no valen la pena, sufrimientos, problemas y dolores de cabeza.
Es muy importante que entendamos y apliquemos el Principio 10 – 90.
Usemos un ejemplo:
Estás desayunando con tu familia. Tu hija sin querer derrama una taza de café y salpica tu camisa de trabajo.
Tú no tienes control sobre lo que acaba de pasar. Lo siguiente que suceda será determinado por tu reacción.
Supongamos que tú maldices, regañas severamente a tu hija porque te tiró la taza encima. Ella rompe a llorar. Después de regañarla, te vuelves a tu esposa y la criticas por colocar la taza demasiado cerca del borde de la mesa. Y sigue una batalla verbal. Tú vociferando vas a cambiarte la camisa.
Cuando acabas, encuentras a tu hija demasiado ocupada llorando terminándose el desayuno, para estar lista para la escuela. Tu hija pierde el bus.Tu esposa debe irse inmediatamente para el trabajo. Te apresuras a coger el coche y llevas a tu hija a la escuela. Debido a que ya vas con retraso, conduces a 65 km por hora, cuando la velocidad máxima permitida es de solamente 50 km. Después de 15 minutos de retraso y ganarte una multa de tráfico de 100 € , llegas a la escuela. Tu hija corre a su clase sin decirte adiós. Después de llegar a la oficina 20 minutos tarde, te das cuenta de que se te olvidó el maletín. Tu día empezó mal. Y parece que se pondrá cada vez peor. Estás loco por llegar a tu casa.
Cuando llegas a tu casa, encuentras un claro distanciamiento en tu relación con tu esposa y tu hija.
¿Por qué?.
Pues debido a cómo reaccionaste por la mañana. ¿Por qué tuviste un mal día?
A) ¿El café lo causó?
B) ¿Tu hija lo causó?
C) ¿El policía lo causó?
D) ¿Tú lo causaste?
La respuesta es la “D”. Porque tú no tenías control sobre lo que pasó con el café.
La forma en cómo reaccionaste durante esos 5 segundos fue lo que causó tu mal día.
Volvamos atrás:
Tu hija sin querer derrama tu taza de café y mancha tu camisa.
Respiras hondo, le explicas que debe tener más cuidado la próxima vez y vas a cambiarte de camisa mientras ella termina de desayunar.
Coges el maletín y ves como tu hija se despide con una sonrisa diciendote adiós mientras se sube al autobús.
Se nota una gran diferencia, ¿no?
Miles de personas sufren de estrés por cosas que no valen la pena, sufrimientos, problemas y dolores de cabeza.
Es muy importante que entendamos y apliquemos el Principio 10 – 90.
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Es el proceso de administración que tiene como objetivo incrementar la productividad y reducir costos totales, unitarios de productos y servicios.
NO ES UN PROYECTO DE UNA SOLA VEZ ES UN PROGRAMA CONSTANTE Y CONTINUO.
MEDICION: Cuando se inicia un programa de productividad debe de comenzarse y medirse.
EVALUACION: Una vez medidos los niveles productivos tienen que evaluarse y compararse con los valores planeados.
PLANEACION: se definirán y se diferenciaran las metas a corto, mediano y largo plazo.
MEJORAMIENTO: Para que las metas se logren se llevan a cabo mejoras continuas el acto de la productividad muestra el mejoramiento de las mismas.
LEY DE PARKINSON
Este fenómeno se recoge en la primera ley de Parkinson (Cyril Norhcote Parkinson, 1909-1993) que dice que “el trabajo crece hasta llenar el tiempo del que se dispone para su realización“. Lo que se traduce en que cuanto más tiempo tienes, más tiempo tardas en hacer las cosas. Cuanto más tiempo tienes para estudiar algo, más tiempo tardas en hacerlo.
Es una burocracia esto es motivada por dos factores:
1.- un oficial quiere multiplicar sus subordinados no sus rivales
2.- los oficiales se crean trabajos unos a los otros.
* 5.75 % a 6.25% en forma básica el incremento del cuadro básico
Las tres leyes cuando más tiempo se tiene para hacer algo de que se dispone para su realización
*los gastos aumentan hasta cubrir todos nuestros ingresos
*el tiempo dedicado a cualquier tema de agenda es inversamente proporcional a su importancia.
Estas tres leyes al igual que otras. Parkinson formulo como la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo y la ley de la ocupación de los espacios vacíos.
Por mucho espacio que hay en una oficina siempre hará falta más sus leyes extraídas de la experiencia continúan mediante las cuales al tiempo que se describe o pone de manifiesto una determinada realidad se denuncia la falta de eficiencia del trabajo administrativo.
Delegación.
La delegación es la herramienta más importante de la gestión del tiempo, pero pocas personas saben delegar con eficacia. Algunos confunden la delegación con asignación de tareas y otros consideran que delegar es desentenderse de la tarea delegada.
“Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas de una persona o grupo a otra”
La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona tiempo al líder para otras cosas que solo él puede realizar.
· Manejo de interrupciones.
Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo.
Como: Llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas.
Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son vistas inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le tocó atenderla al límite de acuerdo a la situación. Si se trata de junta de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones.
Este fenómeno se recoge en la primera ley de Parkinson (Cyril Norhcote Parkinson, 1909-1993) que dice que “el trabajo crece hasta llenar el tiempo del que se dispone para su realización“. Lo que se traduce en que cuanto más tiempo tienes, más tiempo tardas en hacer las cosas. Cuanto más tiempo tienes para estudiar algo, más tiempo tardas en hacerlo.
Es una burocracia esto es motivada por dos factores:
1.- un oficial quiere multiplicar sus subordinados no sus rivales
2.- los oficiales se crean trabajos unos a los otros.
* 5.75 % a 6.25% en forma básica el incremento del cuadro básico
Las tres leyes cuando más tiempo se tiene para hacer algo de que se dispone para su realización
*los gastos aumentan hasta cubrir todos nuestros ingresos
*el tiempo dedicado a cualquier tema de agenda es inversamente proporcional a su importancia.
Estas tres leyes al igual que otras. Parkinson formulo como la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo y la ley de la ocupación de los espacios vacíos.
Por mucho espacio que hay en una oficina siempre hará falta más sus leyes extraídas de la experiencia continúan mediante las cuales al tiempo que se describe o pone de manifiesto una determinada realidad se denuncia la falta de eficiencia del trabajo administrativo.
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PLANEACIÓN DEL TIEMPO
Es trazar planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción, en otras palabras, la planeación es una disciplina prescriptiva que trata de identificar acciones a través de una secuencia sistemática de toma de decisiones, para generar efectos que se espera de ellas.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE TIEMPO.
OBJETIVO:
el objetivo de planear es determinar que es lo que se quiere, es decir determinar el resultado deseado.
CURSO ALTERNO DE ACCIÓN PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS
Se deben planear diversas estrategias, diversos caminos o formas de acción.
ELECCIÓN:
Se deben determinar, analizar y seleccionar la decisión adecuada.
FUTURO:
La planeación se prepara para el futuro, para posibles contingencias, provee situaciones, anticipa hechos y traza actividades futuras.
HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Delegación.
La delegación es la herramienta más importante de la gestión del tiempo, pero pocas personas saben delegar con eficacia. Algunos confunden la delegación con asignación de tareas y otros consideran que delegar es desentenderse de la tarea delegada.
“Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas de una persona o grupo a otra”
La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona tiempo al líder para otras cosas que solo él puede realizar.
· Manejo de interrupciones.
Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo.
Como: Llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas.
Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son vistas inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le tocó atenderla al límite de acuerdo a la situación. Si se trata de junta de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones.
Asertividad:
Como estrategia y estilo de comunicación, la asertividad se diferencia y se situaba en un punto intermedio entre otras dos conductas Polares la agresividad y la pasividad o no asertividad.
Suele definirse como un comportamiento comunicacional maduro en el cual la persona no agrede y se somete a la voluntad de otras personas, sino que expresa sus convicciones y define sus derechos.
Es una forma de expresión consistente, componente ,clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras ideas, sentimientos o defender nuestros legítimos derechos sin la intención de herir o perjudicar, actuando desde un estado interior de autoconfianza, en lugar de la emocionalidad limitante típica de la ansiedad, la culpa o la rabia.
· Gestión del estrés:
El estrés es la respuesta de adaptación a unas demandas muy dispares llamas factores estrés. El Frio, el calor, traumatismo físico, ejercicio físico, la enfermedad, la fatiga, etc. Son factores de estrés, igual que la alegría, pena, miedo, coacción, éxito o el fracaso pronto
No hay que olvidar que el estrés es también y sobre todo un proceso fisiológico normal de estimulación y de respuesta del organismo. No se trata forzosamente de una reacción penosa. Es la sal de vida, indispensable para la adaptación, del desarrollo y el funcionamiento del organismo. Gracias a él, el hombre se adapta y progresa.
Solución de problemas:
Podemos definir problema como "el fracaso para encontrar una respuesta eficaz". La solución de problemas es útil para reducir la ansiedad asociada a la incapacidad para tomar decisiones.
Pasos a seguir:
1. Identificar las situaciones problemáticas.
2. Describir con detalle el problema y la respuesta habitual a dicho problema. Al describir la situación y la respuesta en términos de quién, qué, dónde, cuándo, cómo y porqué, se verá el problema de forma más clara. Al describir la respuesta recuerde añadir qué objetivos pretende, es decir si ello se cumpliera significaría que el problema estaría resuelto.
3. Haga una lista con las alternativas. En esta fase se utiliza la estrategia denominada "tempestad de ideas" para conseguir los objetivos recientemente formulados. Esta técnica tiene cuatro normas básicas: se excluyen las críticas, todo vale, lo mejor es la cantidad y lo importante es la combinación y la mejora. La técnica de la tempestad de ideas debería limitarse, durante esta fase, a estrategias generales para alcanzar los objetivos.
4. Vea las consecuencias. Este paso consiste en seleccionar las estrategias más prometedoras y evaluar las consecuencias de ponerlas en práctica.
5. Evaluar los resultados: Una vez se haya intentado la respuesta nueva, se deberán observar las consecuencias, por ejemplo: ¿Suceden las cosas tal como estaban previstas?
· Desensibilazión sistemática:
Desensibilización Sistemática es alguno de los métodos para contrarrestar gradualmente los hábitos neuróticos de la respuesta de ansiedad. Se induce en el paciente a un estado fisiológico inhibidor de la respuesta de ansiedad por medio de la relajación muscular, y luego es expuesto a un débil estímulo excitador de la respuesta de ansiedad durante unos segundos. Si la exposición se repite varias veces, el estímulo que originaba cierto grado de ansiedad, va disminuyendo la ansiedad, hasta que ésta desaparece.Luego se van presentando estímulos sucesivamente más fuertes, que son tratados de forma semejante. Este método ha dado el poder de superar un gran número de hábitos neuróticos, a menudo en muy poco tiempo. Ha capacitado para tratar estos hábitos en cualquier orden que se elijan, y tanto como se quiera.
Lo anterior, también tiene un sustento milenario o de tradición. Ya que para quitar en un niño un hábito emocional indeseable, se le acostumbraba gradualmente a una situación que el temía o no era deseable. Y lo que hacían era exponerlo a pequeñas dosis de la situación, en circunstancias en que también están presentes otras emociones.
También se ha documentado que muchas veces los padres tratan instintivamente los miedos establecidos en sus niños de un modo esencialmente semejante (deliberada y muy sistemáticamente). Wolpe (1979) menciona que cuando un niño teme bañarse en el mar, el padre lo lleva primero de la mano hasta el borde mismo de las olas que se acercan, y lo suelta cuando se aproxima una ola; luego, cuando el niño se ha habituado cómodamente a esto, el padre lo anima para que meta el pie en una ola, luego el tobillo, y así sucesivamente. Después de vencer gradualmente su miedo, el niño llega a ser capaz de jugar en el mar. También dice que esto se daba en las sociedades primitivas para preparar a los individuos a sufrir las ordenaciones ceremoniales y, quizá en las actuales, para pertenecer a algún grupo en específico o para practicar un deporte determinado.
· Desensibilización encubierta.
Cautela fue el creador e impulsor de la sensibilización encubierta para tratar los hábitos destructivos.
Se llama «encubierta» porque el tratamiento básico se realiza en la mente. Se basa en la teoría de que las conductas que se convierten en hábitos arraigados son aprendidas debido a que son reforzadas consistentemente por una gran cantidad de placer.
Para eliminar el hábito se asocia la conducta placentera habitual con algún estímulo imaginario muy desagradable. De esta manera, el antiguo hábito deja de evocar imágenes placenteras, y empieza a asociarse con algo nocivo y repulsivo, imágenes desagradables de náusea, dolor físico, ostracismo social, u otras experiencias desagradables.
Si una característica tiene los hábitos destructivos es que actúan de forma placentera a corto plazo, pero sus efectos son muy nocivos a largo plazo. Es muy difícil resistirse a un buen postre al final de la comida por el placer inmediato que reporta, pero si el hábito se repite, a la larga nos preocuparemos del exceso de peso.
· Visualización:
Visualizar consiste en imaginar aquello que se relaciona con nuestro objetivo o aquello que creemos que puede servir a la realización del mismo, desde un estado de relajación, a fin de alcanzar los resultados que deseamos. Se trata de crear, en nuestras mentes, la realidad que queremos para nosotros o para otros, mediante pensamientos e imágenes que, a posteriori, serán traducidos en actitudes y nuevos estados personales de salud.
El pensamiento va allí donde nosotros queremos que vaya, directamente al lugar en el cual enfocamos nuestra intención. Y dada la interrelación entre los diferentes cuerpos, podemos, así, incidir en la parte de nuestro organismo, en la emoción o en el contenido mental que deseemos, a fin de mejorar su estado. Cuando transformamos nuestros patrones de pensamiento de negativo a positivo, cambiamos también la polaridad de la energía a positiva. Así pues, con la práctica de la visualización, podemos reprogramar nuestro patrón mental, emocional y energético en relación a determinada cuestión que tengamos intención de cambiar, y también incidir en nuestro cuerpo físico a fin de mejorar su estado de salud.
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